Je hebt een webshop en gebruikt Exact Online voor je administratie. Als voorraadbeheer niet automatisch tussen deze twee systemen loopt, dan weet je precies wat dat betekent: handmatig bijwerken, telkens controleren of er nog genoeg is, of erger nog, orders aannemen die je niet kunt leveren. Een koppeling tussen Exact Online en je webshop automatiseert dit proces. Je voorraad in de webshop is dan altijd actueel, gebaseerd op de gegevens uit Exact Online.

Waarom een Exact Online koppeling voor je webshop voorraad?

Je voorraadbeheer is de ruggengraat van je bedrijf, zeker in productie of groothandel. Handmatig voorraadbeheer tussen systemen leidt tot fouten en inefficiëntie. Dit zijn concrete problemen die je herkent:

  • Voorraadverschillen: Je webshop toont 100 stuks, maar in Exact Online staan er maar 50. Klanten bestellen wat je niet hebt, met annuleringen en teleurstelling als gevolg.
  • Dubbel werk: Elke verkoop in de webshop moet handmatig in Exact Online worden verwerkt. Elke inkoop of retour vraagt om een handmatige aanpassing in je webshop.
  • Verloren verkoopkansen: Als je handmatig voorraad moet bijwerken, ben je traag. Artikelen die net binnen zijn, staan nog niet in de webshop als beschikbaar. Of artikelen die uitverkocht zijn, blijven te lang zichtbaar.
  • Tijdverspilling: Je medewerkers zijn kostbare uren kwijt aan administratie die door een systeem kan worden gedaan. Tijd die ze beter kunnen besteden aan je klanten of andere processen.
  • Geen real-time inzicht: Je hebt geen direct overzicht van de actuele beschikbare voorraad, wat beslissingen over inkoop of productieplanning vertraagt.

Een koppeling zorgt ervoor dat zodra een product verkocht is in de webshop, de voorraad in Exact Online direct wordt bijgewerkt. En andersom: komt er een nieuwe lading producten binnen of wordt een retour verwerkt in Exact Online, dan past de webshop de voorraad automatisch aan.

Wat een koppeling met Exact Online voor je webshop doet

Een koppeling tussen Exact Online en je webshop is meer dan alleen voorraad synchroniseren. Het automatiseert de informatiestroom tussen je administratie en je verkoopkanaal. Dit zijn de belangrijkste functies:

  • Voorraad synchronisatie: De beschikbare voorraad uit Exact Online wordt automatisch naar je webshop gestuurd. Dit geldt voor zowel de actuele voorraad als eventueel de gereserveerde voorraad.
  • Artikelinformatie: Productinformatie, zoals prijzen (eventueel staffelprijzen), omschrijvingen, artikelnummers en productgroepen, kan vanuit Exact Online naar je webshop worden gesynchroniseerd. Zo hoef je dit maar op één plek bij te houden.
  • Orderdoorvoer: Zodra een klant een bestelling plaatst in de webshop, wordt deze automatisch als verkooporder in Exact Online aangemaakt. Dit voorkomt dat je een order twee keer moet intypen.
  • Klantgegevens: Nieuwe klanten uit de webshop kunnen automatisch als relatie in Exact Online worden aangemaakt. Bestaande klanten worden herkend.
  • Statusupdates: De status van een order in Exact Online kan teruggekoppeld worden naar de webshop, zodat klanten hun bestelling kunnen volgen. Denk aan 'verzonden' of 'afgeleverd'.
  • Backorderbeheer: Als een product tijdelijk niet op voorraad is, kan de koppeling dit communiceren. Je webshop kan dan aangeven dat het een backorder betreft en wanneer de klant de levering kan verwachten, gebaseerd op leverdata uit Exact Online.

Hoe je Exact Online voorraad koppelt aan je webshop

Er zijn verschillende manieren om je webshop te koppelen aan Exact Online. De keuze hangt af van je webshop platform, je budget en de complexiteit van je processen. Dit zijn de gangbare opties:

  1. 1.Standaard connectors/plug-ins: Voor populaire webshop platforms zoals Shopify zijn er vaak standaard oplossingen beschikbaar. Deze bieden een basisfunctionaliteit voor het synchroniseren van voorraad en orders.
  2. 2.Integratieplatforms (iPaaS): Deze platforms bieden een flexibele manier om verschillende systemen met elkaar te verbinden. Je configureert hier de datastromen en transformaties tussen Exact Online en je webshop. Dit biedt meer maatwerk dan een standaard plug-in zonder dat je alles vanaf nul hoeft te programmeren.
  3. 3.Maatwerk koppeling: Bij specifieke eisen of complexe bedrijfsprocessen, zoals unieke staffelprijzen per klantgroep, uitgebreide productconfiguraties, of koppelingen met WMS-systemen, is een maatwerk koppeling vaak de beste oplossing. Hierbij wordt de integratie specifiek voor jouw situatie ontwikkeld, wat zorgt voor een naadloze aansluiting op je bedrijfsvoering. Dit is vaak duurder, maar biedt de meeste flexibiliteit en schaalbaarheid.

Bij de implementatie van een koppeling begin je met een analyse van je huidige processen. Welke data moet er uitgewisseld worden? Wat zijn de uitzonderingen? Denk aan het afhandelen van deelzendingen, retouren, en speciale prijsafspraken. Het doel is een geautomatiseerd proces dat je handmatige werk en voorraadproblemen oplost.

Implementatie en onderhoud

Een koppeling is geen eenmalige actie. Na de initiële implementatie is goed beheer nodig. Denk aan:

  • Monitoring: Controleer of de data correct wordt gesynchroniseerd. Worden orders goed doorgezet? Zijn er geen voorraadverschillen?
  • Foutafhandeling: Er kunnen altijd fouten optreden, bijvoorbeeld door netwerkproblemen of onverwachte data. Een goed ingerichte koppeling heeft mechanismen voor foutafhandeling en notificaties.
  • Updates: Exact Online en je webshop platform ontvangen regelmatig updates. Zorg dat de koppeling compatibel blijft met deze updates.
  • Optimalisatie: Je bedrijfsprocessen kunnen veranderen. De koppeling moet hierop aangepast kunnen worden om relevant te blijven.

Een goed werkende koppeling tussen Exact Online en je webshop voorraad bespaart je tijd, vermindert fouten en verhoogt de klanttevredenheid. Je kunt je richten op groei, terwijl de systemen het administratieve werk doen. Zo voorkom je dat een klant een pakbon krijgt met producten die er niet zijn, of dat een order wordt afgekeurd omdat de voorraad niet klopt.

Wij helpen je graag met het koppelen van je Exact Online administratie aan je webshop. Lees meer over de mogelijkheden voor Shopify en Exact Online.