Wanneer je een webshop hebt en Exact Online gebruikt, wil je dat deze twee systemen met elkaar praten. Handmatig orders overtikken, productinformatie bijwerken of voorraden controleren kost tijd en leidt tot fouten. Een Exact Online koppeling met je webshop automatiseert deze taken. Dit betekent dat je processen efficiënter verlopen en je bedrijf minder afhankelijk is van handmatig ingrijpen. Of je nu werkt met Shopify, Magento, of een ander webshopplatform, de principes van zo'n koppeling zijn vergelijkbaar. Het doel is altijd om data consistent en actueel te houden tussen je financiële administratie en je verkoopkanaal.

De voordelen van een Exact Online webshop koppeling

Een koppeling tussen je webshop en Exact Online biedt concrete voordelen. Je bespaart tijd omdat handmatige handelingen verdwijnen. Je vermindert fouten, want data wordt direct uitgewisseld zonder menselijke interpretatie of typefouten. Bovendien heb je altijd actuele informatie beschikbaar, zowel in je webshop als in je administratie.

Specifieke voorbeelden:

  • Voorraadbeheer: Een klant bestelt een product in je webshop. De voorraad in Exact Online wordt direct bijgewerkt. Hierdoor verkoop je nooit iets wat niet op voorraad is. Omgekeerd geldt ook: als je een grote batch producten inkoopt en deze in Exact Online verwerkt, zijn de nieuwe voorraadniveaus direct zichtbaar in je webshop. Dit voorkomt backorders en teleurgestelde klanten. Bij een groothandel voorkomt dit dat een inkoper een product bestelt dat al verkocht is via de webshop.
  • Orderverwerking: Zodra een order in je webshop is geplaatst, wordt deze automatisch als verkooporder aangemaakt in Exact Online. Je hoeft de order niet over te typen. Dit versnelt het pick- en packproces. Een pakbon kan direct worden gegenereerd vanuit Exact Online, wat direct bruikbaar is voor het magazijn.
  • Klantgegevens: Nieuwe klanten die een bestelling plaatsen, worden automatisch als debiteur aangemaakt in Exact Online. Bestaande klanten die opnieuw bestellen, worden herkend. Dit zorgt voor een uniform klantbeeld in je systemen.
  • Prijsafspraken: Staffelprijsafspraken die je in Exact Online hebt vastgelegd voor specifieke klanten of klantgroepen, kunnen via de koppeling direct worden toegepast in de webshop. Dit is vooral relevant voor B2B-webshops.
  • Productinformatie: Wijzigingen in productinformatie, zoals prijzen, omschrijvingen of afbeeldingen, kunnen centraal in Exact Online worden beheerd en automatisch naar de webshop worden gesynchroniseerd. Dit voorkomt inconsistenties en dubbel werk.

Data die je koppelt

Welke data je precies koppelt, hangt af van je specifieke behoeften en de complexiteit van je bedrijfsprocessen. De meest voorkomende datastromen die gekoppeld worden zijn:

  1. 1.Producten en voorraden: Productgegevens (artikelnummer, omschrijving, prijs) van Exact Online naar de webshop. Voorraadniveaus van Exact Online naar de webshop en vice versa, afhankelijk van je workflow (bijvoorbeeld bij retourverwerking). Dit is essentieel om misgrijpen te voorkomen en accurate levertijden te communiceren.
  2. 2.Orders: Nieuwe orders van de webshop naar Exact Online. Hierbij wordt vaak ook de status van de order (betaald, verzonden) gesynchroniseerd.
  3. 3.Klanten: Nieuwe klanten en bestaande klantgegevens van de webshop naar Exact Online. Soms ook klantgegevens (bijvoorbeeld adreswijzigingen) van Exact Online naar de webshop.
  4. 4.Betalingen: De status van betalingen kan van de webshop naar Exact Online worden gestuurd, zodat je financiële administratie direct up-to-date is.
  5. 5.Facturen: Facturen die in Exact Online worden gegenereerd, kunnen automatisch naar de klant worden verstuurd of in de klantaccount van de webshop worden getoond.

Hoe een koppeling werkt

Een Exact Online webshop koppeling werkt doorgaans via de API (Application Programming Interface) van Exact Online. Dit is een gestandaardiseerde manier voor softwareprogramma's om met elkaar te communiceren. De koppeling 'luistert' naar veranderingen in het ene systeem en stuurt deze door naar het andere systeem, of haalt data op wanneer dit nodig is.

Er zijn verschillende manieren om een koppeling te realiseren:

  • Standaard connectors: Dit zijn kant-en-klare oplossingen die vaak direct door de webshopplatforms of Exact Online zelf worden aangeboden. Ze zijn snel te implementeren, maar bieden minder flexibiliteit voor specifieke processen.
  • Integratieplatforms (iPaaS): Dit zijn platforms die speciaal ontworpen zijn om verschillende systemen met elkaar te verbinden. Ze bieden meer flexibiliteit dan standaard connectors en kunnen vaak meerdere systemen aan elkaar koppelen.
  • Maatwerk koppelingen: Wanneer je bedrijfsprocessen uniek zijn of je specifieke eisen hebt die niet door standaardoplossingen worden gedekt, is maatwerk de oplossing. Dit biedt de meeste flexibiliteit, maar vergt meer ontwikkelwerk.

Bij VSQ Digital bouwen we dit soort koppelingen. We kijken naar je bestaande proces. Hoe werken je inkoop, verkoop, logistiek en financiën nu? We identificeren waar de knelpunten zitten door handmatig werk of dubbele invoer. Daarna ontwerpen we een koppeling die deze punten aanpakt, zodat de informatiestroom automatisch en foutloos verloopt. Dit kan een koppeling zijn die elke 5 minuten synchroniseert, of direct bij elke gebeurtenis.

Waar moet je op letten bij een Exact Online koppeling webshop?

Voordat je een koppeling laat bouwen of implementeert, zijn er een paar aandachtspunten:

  • Je processen: Breng je huidige bedrijfsprocessen in kaart. Waar loopt het nu mis? Wat moet de koppeling precies oplossen? Denk aan een voorraadverschil dat nu handmatig wordt gecorrigeerd, of een order die twee keer wordt ingetypt. Dit helpt bij het specificeren van de vereisten.
  • Datakwaliteit: Zorg dat de data in je webshop en in Exact Online schoon en consistent is. Als je bijvoorbeeld verschillende artikelnummers gebruikt voor hetzelfde product, zal de koppeling problemen ondervinden.
  • Schaalbaarheid: Groeit je bedrijf? Kies dan een oplossing die mee kan schalen. Dit voorkomt dat je over een paar jaar weer opnieuw moet beginnen.
  • Monitoring en onderhoud: Een koppeling is geen 'set it and forget it' oplossing. Het is software die onderhoud nodig heeft en gemonitord moet worden om te zorgen dat alles blijft werken, zeker bij updates van Exact Online of je webshopplatform.
  • Foutafhandeling: Wat gebeurt er als de koppeling een fout tegenkomt? Hoe worden meldingen afgehandeld en wie is verantwoordelijk voor het oplossen ervan?

Een goed geïmplementeerde Exact Online koppeling met je webshop is een investering die zichzelf terugverdient door efficiëntere processen en minder fouten. Het stelt je in staat om je te richten op de groei van je bedrijf, in plaats van op handmatige administratie.

Wil je de processen tussen je Shopify webshop en Exact Online stroomlijnen? We helpen je graag verder.

Shopify en Exact Online