Een Exact Online koppeling bespaart je tijd en voorkomt fouten. Je hoeft gegevens niet langer handmatig over te typen tussen systemen. Denk aan een verkooporder uit Shopify die automatisch in Exact Online komt, of productinformatie die je maar op één plek hoeft bij te houden. Dit is direct relevant als je in productie of groothandel werkt en meerdere systemen gebruikt die met elkaar moeten communiceren.

Je automatiseert met zo'n koppeling de informatiestroom tussen verschillende softwarepakketten. Dit vermindert handmatig werk en de kans op fouten, zoals een verkeerd ingevoerde order of een verkeerde staffelprijs. Het zorgt voor actuele data in al je systemen, wat helpt bij het beheren van je voorraad en de financiële administratie.

Waarom kies je voor een Exact Online koppeling?

Je kiest voor een Exact Online koppeling om verschillende redenen. De meest voorkomende zijn efficiëntie, foutreductie en actueel inzicht. Handmatige invoer van gegevens kost tijd en is gevoelig voor fouten. Een order die je bijvoorbeeld zowel in je webshop als in Exact Online moet invoeren, kan leiden tot dubbel werk of verschillen in de data. Dit geldt ook voor voorraadmutaties, klantgegevens of inkooporders.

Met een koppeling stroomt de informatie automatisch. Een online order wordt direct een verkooporder in Exact Online. Een wijziging in de voorraad van een artikel in Exact Online wordt direct doorgevoerd in je webshop. Je hoeft je geen zorgen te maken over een pakbon die niet overeenkomt met de factuur of een backorder die over het hoofd wordt gezien. Dit scheelt je medewerkers veel tijd en voorkomt frustratie.

Daarnaast zorgt het voor actueel inzicht. Je ziet altijd de juiste voorraadstand, de meest recente klantgegevens en de actuele financiële status. Dit helpt je om sneller beslissingen te nemen en beter te plannen.

Welke systemen koppel je aan Exact Online?

Je kunt Exact Online koppelen met diverse systemen. Dit hangt af van de processen die je wilt automatiseren. Dit zijn veelvoorkomende koppelingen:

  • E-commerce platforms: Shopify, Magento, WooCommerce. Deze koppelingen zorgen ervoor dat orders, klantgegevens, productinformatie en voorraadstanden automatisch worden gesynchroniseerd. Een klant die een bestelling plaatst in je webshop, komt direct als debiteur in Exact Online, en de order wordt aangemaakt. De voorraad wordt direct afgeschreven. Dit voorkomt dat je een artikel verkoopt dat niet meer op voorraad is.
  • WMS (Warehouse Management Systeem): Voor groothandels en productiebedrijven is dit belangrijk. Een koppeling met je WMS zorgt ervoor dat inkooporders, magazijnontvangsten, voorraadmutaties en verzendbevestigingen direct worden verwerkt. Dit vermindert voorraadverschillen en zorgt voor een efficiëntere logistiek. Als je een artikel ontvangt in het magazijn, wordt de voorraad in Exact Online direct bijgewerkt.
  • CRM (Customer Relationship Management): Koppelingen met CRM-systemen zorgen voor een uniforme klantendatabase. Klantgegevens, contactmomenten en verkoopkansen worden gesynchroniseerd. Dit helpt je verkoopafdeling om effectiever te werken en klantrelaties te beheren. Een nieuwe klant in je CRM is direct een debiteur in Exact Online.
  • Kassasystemen (POS): Voor bedrijven met fysieke winkels synchroniseert dit verkooptransacties en voorraadmutaties. Dit is handig voor een omnichannel strategie.
  • Specifieke branchesoftware: Soms gebruik je software die specifiek is voor jouw branche, bijvoorbeeld voor projectmanagement of planning. Ook deze systemen kunnen gekoppeld worden aan Exact Online om gegevensuitwisseling te automatiseren.

Hoe werkt een Exact Online koppeling technisch?

Technisch gezien maken we voor een Exact Online koppeling vaak gebruik van de API (Application Programming Interface) van Exact Online. Een API is een set regels en protocollen waarmee verschillende softwareprogramma's met elkaar kunnen communiceren. Zie het als een digitaal postkantoor waar je systemen berichten naar elkaar kunnen sturen.

Wij bouwen een 'connector' of 'integratie' die deze communicatie regelt. Deze connector haalt gegevens op uit het ene systeem (bijvoorbeeld een nieuwe order uit Shopify) en stuurt deze door naar Exact Online, of andersom. Dit gebeurt vaak geautomatiseerd op vaste tijden, of direct bij een specifieke gebeurtenis.

De exacte implementatie hangt af van de complexiteit van de gewenste processen en de specificaties van de te koppelen systemen. We zorgen ervoor dat de data consistent en correct wordt overgedragen, en dat er eventueel validaties plaatsvinden om fouten te voorkomen. Denk aan het omzetten van artikelnummers of het controleren van de aanwezigheid van verplichte velden.

Voordelen van geautomatiseerde gegevensstromen

De voordelen van geautomatiseerde gegevensstromen zijn duidelijk. Je minimaliseert handmatige handelingen. Dit betekent minder tijd kwijt aan administratie en meer tijd voor je kernactiviteiten. Het verkleint de kans op menselijke fouten, zoals het overtypen van verkeerde bedragen of aantallen. Dit is essentieel voor je financiële administratie en voorraadbeheer. Een verkeerd ingevoerd artikelnummer kan bijvoorbeeld leiden tot een onjuiste levering.

Je krijgt bovendien een betrouwbaar en actueel beeld van je bedrijfsvoering. Je weet precies wat er verkocht is, wat er op voorraad is en hoe je financiële situatie eruitziet. Dit maakt het makkelijker om te sturen en beslissingen te nemen. Je hebt altijd de juiste cijfers bij de hand.

Wil je weten wat een koppeling met Exact Online voor jouw bedrijf kan betekenen? We helpen je graag verder met de mogelijkheden.

Lees meer over Shopify en Exact Online.