VSQ Digital · AI & automatisering

AI-implementatie: begin bij één taak die elke dag terugkomt

AI-implementatie is geen doel op zich. Het wordt pas iets waard als het een taak overneemt die iemand elke dag doet, waar hij niets van leert en waar door de sleur fouten in sluipen. Eén taak tegelijk, met de uren erbij.

Stel eerst een vraag

Workflow uitgetekend op een glazen wand naast een automatiseringsflow op de laptop

Waar het geld ligt

Niet in een chatbot op de homepage. Wel in de vijftien minuten per order die opgaan aan overtypen, in de mailbox die iemand elke ochtend sorteert en in de facturen die met de hand worden ingeboekt.

Iemand verwerkt dagelijks stapels facturen, pakbonnen of formulieren
Binnenkomende mail wordt handmatig verdeeld over collega's
Rapportages worden elke maand opnieuw in elkaar geknipt
Klantvragen die tien keer per dag hetzelfde zijn

Wat we doen

We beginnen klein: één taak, meetbaar, binnen enkele weken draaiend. Werkt het, dan pakken we de volgende.

Documenten verwerken

Facturen, pakbonnen, offertes en formulieren uitlezen en in je systeem zetten. Met een controlestap voor alles waar het model niet zeker van is.

Workflows automatiseren

Terugkerende stappen tussen systemen automatisch laten verlopen, inclusief melding als er iets misgaat.

Slimme klantondersteuning

Een assistent die antwoord geeft op basis van jouw documentatie en die doorschakelt naar een mens zodra het te specifiek wordt.

Interne kennisassistent

Je handleidingen, contracten en procedures doorzoekbaar in gewone taal, met bronvermelding erbij.

Hoe zo'n traject loopt

Taken inventariseren
Welke handelingen zijn repeterend, hoeveel uur kosten ze en hoe erg is een fout?
Proef
Eén taak automatiseren en meten. Klein genoeg om binnen weken te draaien.
Uitrollen
Werkt het, dan naar productie met logging, foutafhandeling en controle.
Uitbreiden
Volgende taak. Stap voor stap, niet alles tegelijk.

Voor wie dit werkt

Administraties met veel repeterende verwerking
Klantenserviceteams met veel terugkerende vragen
Bedrijven die willen groeien zonder evenredig personeel aan te nemen

Veelgestelde vragen

Staat je vraag er niet bij? Bel of mail gerust. We denken ook mee als er nog geen opdracht ligt.

Wat gebeurt er met onze data?

We spreken vooraf af waar data verwerkt wordt en welke gegevens het systeem in mogen. Waar het gevoelig ligt kiezen we voor verwerking binnen de EU of voor modellen die op je eigen omgeving draaien.

Wat als de AI het fout doet?

Daar ontwerpen we op. Bij alles met financiële of juridische gevolgen zit er een menselijke controlestap in, en het systeem geeft aan wanneer het onzeker is. Alles wordt gelogd, zodat je kunt terugkijken wat er gebeurd is.

Moeten we eerst ons ERP op orde hebben?

Niet per se, maar het helpt. Een rommelig proces automatiseren levert een snel rommelig proces op. Soms adviseren we eerst het proces recht te trekken.

Wat kost zo'n traject?

Een eerste proef op één taak is een paar dagen tot enkele weken werk. Daarna hangt het af van hoeveel taken je wilt aanpakken. We rekenen vooraf door hoeveel uur het bespaart, zodat je kunt beoordelen of het uit kan.