Sta je orders handmatig over te typen van je webshop naar Exact? Kopieer je voorraadmutaties van Exact naar je webshop? Dan kost een Exact koppeling met je webshop je geen geld, maar bespaart het je geld. Je automatiseert processen die nu handmatig gaan. Hierdoor werk je efficiënter, maak je minder fouten en kun je je focussen op andere zaken. Dit is vooral relevant voor productie- en groothandelsbedrijven waar order- en voorraadbeheer complex is.

Wat een Exact koppeling webshop voor je doet

Een koppeling tussen Exact en je webshop zorgt ervoor dat gegevens automatisch uitgewisseld worden. De kern van de koppeling is het wegnemen van handmatige invoer. Denk aan de volgende situaties die je waarschijnlijk herkent:

  • Orders van webshop naar Exact: Een klant plaatst een order in je webshop. Zonder koppeling moet je deze order handmatig invoeren in Exact voor facturatie, voorraadbeheer en logistiek. Met een koppeling komt de order direct in Exact te staan, inclusief de juiste staffelprijzen, klantgegevens en afleveradressen. Je voorkomt dat een order twee keer wordt ingetypt. Dit bespaart veel tijd en voorkomt typefouten, wat bijvoorbeeld kan leiden tot verkeerde pakbonnen.
  • Voorraad van Exact naar webshop: Je verkoop op de webshop moet overeenkomen met je fysieke voorraad. Als een product in Exact uitverkocht is, moet dit ook direct zichtbaar zijn op je webshop. Zonder koppeling moet je handmatig de voorraadlevels bijwerken, wat vaak leidt tot verkoop van producten die niet meer beschikbaar zijn of, erger, producten die wel beschikbaar zijn maar als 'uitverkocht' worden getoond. Een koppeling zorgt ervoor dat de voorraadstand in je webshop altijd actueel is, gebaseerd op de informatie in Exact, inclusief eventuele backorders. Je voorkomt voorraadverschillen die leiden tot teleurgestelde klanten of gemiste verkoop.
  • Klantgegevens en prijzen: Als je klantgegevens of specifieke prijsafspraken (denk aan B2B-prijzen of kortingen) in Exact beheert, wil je dat deze ook correct op de webshop worden getoond. Een koppeling zorgt ervoor dat prijzen en klantgegevens gesynchroniseerd blijven, zodat je B2B-klanten altijd hun specifieke prijzen zien wanneer ze inloggen.

Welke gegevens wissel je uit?

De meest voorkomende en belangrijke gegevensstromen bij een Exact koppeling zijn:

  • Van webshop naar Exact:
  • Nieuwe orders, inclusief orderregels, aantallen, prijzen en eventuele kortingen.
  • Klantgegevens van nieuwe of bestaande klanten (denk aan factuur- en verzendadressen).
  • Betaalstatus van orders.
  • Van Exact naar webshop:
  • Actuele voorraadniveaus per product.
  • Productinformatie (basisgegevens, prijzen, productnummer).
  • Klantgegevens en specifieke prijsafspraken voor B2B-klanten.
  • Orderstatus updates (bijvoorbeeld 'verzonden' inclusief track & trace code).

Afhankelijk van je specifieke bedrijfsprocessen en de complexiteit van je producten of diensten, kunnen er meer of minder gegevens worden uitgewisseld. Soms is het nodig om ook productattributen, productvarianten of specifieke logistieke informatie te synchroniseren.

Hoe werkt zo'n koppeling technisch?

Een Exact koppeling met je webshop werkt meestal via de API (Application Programming Interface) van Exact. Een API is een set regels en protocollen waarmee softwaretoepassingen met elkaar kunnen communiceren. De koppeling is een stuk software dat aan de ene kant communiceert met de webshop (bijvoorbeeld Shopify) en aan de andere kant met Exact (bijvoorbeeld Exact Online of Exact Globe).

Deze software 'praat' continu met beide systemen en wisselt de afgesproken gegevens uit. Dit kan real-time gebeuren (direct na een gebeurtenis) of periodiek (bijvoorbeeld eens per uur). De frequentie hangt af van hoe actueel de gegevens moeten zijn en de belasting die de systemen aankunnen. Voor voorraad wil je vaak een zo kort mogelijke interval, terwijl klantgegevens minder frequent gesynchroniseerd kunnen worden.

Het bouwen van een robuuste koppeling vereist kennis van zowel de webshop-technologie als de Exact-API's. Daarnaast is inzicht in bedrijfsprocessen essentieel om te bepalen welke gegevens wanneer en hoe gesynchroniseerd moeten worden. Een goed gebouwde koppeling houdt rekening met uitzonderingen, zoals producten die niet gesynchroniseerd hoeven te worden, of specifieke regels voor prijzen.

Shopify en Exact: een veelvoorkomende combinatie

Voor veel van onze klanten, vooral in de groothandel en productie, is Shopify de gekozen e-commerce oplossing. Shopify is flexibel en schaalbaar, maar heeft van zichzelf geen ingebouwde koppeling met Exact. Hier komen wij om de hoek kijken. Wij bouwen die specifieke koppeling tussen je Shopify webshop en je Exact-systeem.

Wij zorgen ervoor dat alle relevante data vloeiend tussen beide systemen beweegt. Denk aan het automatiseren van orderverwerking, het realtime bijhouden van voorraad en het synchroniseren van klant- en prijsinformatie. Dit doen we door een koppeling te ontwikkelen die precies aansluit bij jouw bedrijfsprocessen, zodat je het maximale uit zowel Shopify als Exact haalt.

Ben je benieuwd hoe een Exact koppeling specifiek voor jouw bedrijf kan werken? Kijk dan eens op onze pagina over Shopify en Exact Online.