Sta je voor de keuze om data tussen Exact en een ander systeem automatisch uit te wisselen, dan kom je al snel uit bij een Exact API koppeling. Handmatig gegevens overtypen, bijvoorbeeld van je webshop naar Exact Online of van je WMS naar Exact Globe, kost tijd en leidt tot fouten. Een API koppeling automatiseert deze processen. Dat betekent dat een order die in je webshop wordt geplaatst, direct als verkooporder in Exact verschijnt, of dat voorraadmutaties in je magazijn automatisch de voorraad in Exact bijwerken. Dit is relevant als je in de productie of groothandel werkt en afhankelijk bent van actuele en correcte data.

Wat is een Exact API koppeling precies?

Een API (Application Programming Interface) is een set regels en protocollen die systemen gebruiken om met elkaar te communiceren. Het is een soort digitaal postkantoor: je stuurt een verzoek naar een ander systeem en ontvangt een antwoord terug. Voor Exact betekent dit dat je gegevens kunt ophalen, aanmaken, wijzigen of verwijderen zonder dat iemand dit handmatig hoeft te doen.

Elke Exact-oplossing, zoals Exact Online, Exact Globe of Exact Synergy, heeft zijn eigen specifieke API's. Hoewel de functionaliteit vergelijkbaar is, kunnen de technische details en de mogelijkheden per Exact-versie verschillen. Een koppeling met Exact Online gebruikt bijvoorbeeld een andere API dan een koppeling met Exact Globe.

Denk aan de volgende datastromen die je met een Exact API koppeling kunt automatiseren:

  • Orders: Een order die binnenkomt via je e-commerce platform wordt automatisch als verkooporder in Exact gezet. Of een bestelling bij een leverancier uit Exact wordt direct doorgestuurd naar je inkoopsysteem.
  • Klanten en debiteuren: Nieuwe klantgegevens vanuit je CRM-systeem worden direct in Exact aangemaakt. Wijzigingen in adresgegevens worden automatisch gesynchroniseerd.
  • Producten en artikelen: Nieuwe producten of gewijzigde prijzen in je PIM-systeem worden automatisch doorgevoerd in Exact. Denk aan staffelprijzen die bijgewerkt moeten worden.
  • Voorraad: Realtime voorraadinformatie uit je WMS wordt gesynchroniseerd met Exact. Dit voorkomt dat je producten verkoopt die niet op voorraad zijn, of dat er een voorraadverschil ontstaat door handmatige invoer.
  • Facturen: Facturen die in Exact zijn aangemaakt, worden automatisch naar een extern facturatiesysteem of een betaalprovider gestuurd.
  • Projecten: Urenregistratie uit een extern systeem kan automatisch aan projecten in Exact gekoppeld worden.

Voordelen van een Exact API koppeling

Een API koppeling biedt concrete voordelen die direct merkbaar zijn in je dagelijkse bedrijfsvoering. Je bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de datakwaliteit en vermindert fouten. Dit is vooral waardevol in een omgeving met veel transacties en complexe processen, zoals bij productie- en groothandelsbedrijven.

  • Minder handmatig werk: Medewerkers hoeven geen gegevens meer over te typen tussen verschillende systemen. Dit vermindert de administratieve last en maakt tijd vrij voor andere taken.
  • Minder fouten: Handmatige invoer is foutgevoelig. Een automatische koppeling elimineert deze bron van fouten. Een order die twee keer wordt ingetypt, of een verkeerd artikelnummer, wordt hiermee voorkomen.
  • Actuele data: Informatie is realtime beschikbaar in alle gekoppelde systemen. Je hebt altijd inzicht in de meest recente voorraad, prijzen of orderstatussen. Dit is cruciaal voor snelle beslissingen en een goede klantenservice, bijvoorbeeld bij het doorgeven van een backorder.
  • Snellere processen: De doorlooptijd van processen wordt verkort. Een order die automatisch in Exact verschijnt, kan sneller worden verwerkt en verzonden.
  • Betere integratie: Verschillende afdelingen werken met dezelfde, actuele informatie, wat de samenwerking verbetert. De verkoopafdeling ziet direct de beschikbare voorraad, en het magazijn kan direct aan de slag met een nieuwe pakbon.

Hoe wij een Exact API koppeling realiseren

Wij bouwen Exact API koppelingen op basis van de specifieke behoeften van je bedrijf. Dit begint met een analyse van de datastromen die je wilt automatiseren en de systemen die met Exact moeten communiceren. We kijken naar welke gegevens uitgewisseld moeten worden, in welke richting en hoe vaak.

De aanpak is meestal als volgt:

  1. 1.Analyse: We brengen de exacte datastromen en bedrijfsprocessen in kaart. Welke systemen moeten communiceren? Welke Exact-versie gebruik je? Welke informatie moet uitgewisseld worden (bijvoorbeeld orderregels, klantgegevens, artikelprijzen)?
  2. 2.Ontwerp: Op basis van de analyse ontwerpen we de architectuur van de koppeling. We bepalen welke API's gebruikt worden en hoe de dataverwerking plaatsvindt. Dit kan een point-to-point koppeling zijn of via een integratieplatform.
  3. 3.Ontwikkeling: We ontwikkelen de software die de communicatie tussen Exact en de andere systemen regelt. Hierbij houden we rekening met error handling, logging en beveiliging.
  4. 4.Testen: De koppeling wordt uitgebreid getest om te garanderen dat alle data correct en consistent wordt uitgewisseld. We simuleren verschillende scenario's, zoals grote aantallen orders of voorraadmutaties.
  5. 5.Implementatie en monitoring: Na succesvolle tests implementeren we de koppeling en monitoren we de werking om eventuele problemen vroegtijdig te detecteren en op te lossen.

Wij zorgen ervoor dat de koppeling robuust en betrouwbaar is, zodat jij je kunt richten op je kernactiviteiten zonder je zorgen te maken over handmatige data-invoer of fouten.

Wil je jouw Shopify webshop koppelen met Exact Online? Lees dan meer over de mogelijkheden op onze pagina over Shopify en Exact Online.