Overweeg je een B2B webshop te laten bouwen, dan wil je weten hoe je jouw bedrijfsprocessen verbetert en wat hiervoor nodig is. Een B2B webshop is geen vervanging van je ERP-systeem, maar een verlengstuk ervan. Het doel is om bestelprocessen efficiënter te maken voor jou en je afnemers.

Waarom een B2B webshop laten bouwen?

Je bouwt een B2B webshop om verschillende redenen. De belangrijkste is vaak om de operationele kosten te verlagen en de klanttevredenheid te verhogen. Denk aan de tijd die je medewerkers nu kwijt zijn aan het verwerken van orders via telefoon, e-mail of fax. Een webshop automatiseert dit gedeeltelijk. Klanten kunnen zelf hun orders plaatsen, hun orderhistorie inzien en de status van hun bestellingen volgen. Dit scheelt aan beide kanten tijd en voorkomt fouten. Bijvoorbeeld, een order die twee keer wordt ingetypt door miscommunicatie is verleden tijd.

Voor groothandels en productiebedrijven biedt een webshop specifieke voordelen:

  • 24/7 bereikbaarheid: Klanten plaatsen orders wanneer het hen uitkomt, ook buiten kantooruren.
  • Minder fouten: Directe orderinvoer door de klant vermindert de kans op invoerfouten. Denk aan verkeerde artikelnummers of staffelprijzen die niet goed worden toegepast.
  • Efficiëntie: Salesmedewerkers hoeven minder tijd te besteden aan orderinvoer en hebben meer tijd voor advies en relatiebeheer.
  • Actuele informatie: Klanten zien direct de meest actuele voorraad, prijzen en productspecificaties. Dit voorkomt teleurstellingen over backorders of verkeerde prijzen.
  • Selfservice: Klanten beheren zelf hun gegevens, bekijken facturen en downloaden pakbonnen. Dit vermindert de administratieve druk op je binnendienst.

Essentiële functionaliteiten voor B2B-commerce

Een B2B webshop verschilt in functionaliteit van een B2C webshop. Je hebt specifieke features nodig die passen bij zakelijke inkoop. Let hierop als je een B2B webshop gaat laten bouwen:

  • Klant specifieke prijzen en staffels: Elke klant heeft eigen prijsafspraken. Het systeem moet dit automatisch tonen na inloggen. Denk aan staffelprijzen die per klantgroep of afnamehoeveelheid variëren.
  • Voorraadbeheer en levertijden: Realtime inzicht in voorraad is noodzakelijk. Klanten moeten weten of een product direct leverbaar is of dat er een langere levertijd geldt. Dit voorkomt verrassingen en beheert verwachtingen.
  • Orderhistorie en herhaalbestellingen: Klanten moeten eenvoudig hun eerdere orders kunnen inzien en met één klik een eerdere bestelling opnieuw kunnen plaatsen. Dit bespaart veel tijd, vooral bij routine-aankopen.
  • Meerdere gebruikers per account: Binnen een bedrijf zijn er vaak meerdere medewerkers die bestellingen plaatsen. Het systeem moet de mogelijkheid bieden voor meerdere inlogaccounts per klantnummer, eventueel met verschillende rechten (bijvoorbeeld een inkoper die mag bestellen en een manager die orders moet goedkeuren).
  • Bulk bestellen en snel bestellen: De optie om grote hoeveelheden producten in één keer toe te voegen aan de winkelwagen, bijvoorbeeld via een CSV-upload of door artikelnummers en aantallen in te voeren in een snelle bestellijst.
  • Integratie met ERP en WMS: Een goede koppeling met je bestaande systemen is het fundament. Prijzen, voorraden en ordergegevens moeten automatisch worden gesynchroniseerd. Een voorraadverschil tussen je webshop en je magazijn veroorzaakt problemen.
  • Betalingsopties: Naast directe betalingen (iDeal, creditcard) zijn betaling op rekening en kredietlimieten vaak belangrijk voor B2B klanten. Het systeem moet dit kunnen afhandelen.

Koppelingen met je bedrijfssystemen

De kracht van een B2B webshop zit in de integratie met je bestaande bedrijfsprocessen. Zonder goede koppelingen is een webshop een losstaand eiland dat meer werk creëert dan het oplost. Denk aan:

  • ERP-systeem (bijv. SAP, Exact, AFAS): Dit is de ruggengraat. Prijzen, productinformatie, klantgegevens, voorraden en orderstatus moeten hieruit komen en hierin terugvloeien. Wanneer een order via de webshop binnenkomt, moet deze direct in het ERP-systeem verschijnen voor verdere verwerking.
  • WMS-systeem (Warehouse Management System): Voorraadniveaus moeten realtime gesynchroniseerd worden. Als een product verkocht wordt in het magazijn, moet dit direct zichtbaar zijn in de webshop om te voorkomen dat klanten iets bestellen dat niet op voorraad is.
  • CRM-systeem (Customer Relationship Management): Klantgegevens, contacthistorie en specifieke afspraken kunnen hieruit worden gehaald en hierin worden bijgewerkt, wat een compleet klantbeeld geeft.
  • Boekhoudpakket: Facturen en betalingen moeten correct worden verwerkt en gekoppeld aan de financiële administratie.

Een goede integratie voorkomt handmatige invoer, vermindert fouten en versnelt de gehele order-to-cash cyclus.

Het juiste platform kiezen als je een B2B webshop laat bouwen

Bij het laten bouwen van een B2B webshop moet je een platform kiezen. Er zijn diverse opties, van standaard oplossingen tot maatwerk. De keuze hangt af van je specifieke eisen, je budget en je groeiverwachtingen. Een platform zoals Shopify, gecombineerd met B2B-specifieke functionaliteiten, biedt een flexibele basis die snel kan worden geïmplementeerd en eenvoudig kan worden opgeschaald. Het biedt de mogelijkheid om snel te starten en later uit te breiden met complexere integraties of maatwerkfunctionaliteiten.

Let bij de keuze op:

  • Schaalbaarheid: Kan het platform meegroeien met je bedrijf? Kun je eenvoudig nieuwe producten, klanten of functionaliteiten toevoegen?
  • Integratiemogelijkheden: Hoe makkelijk is het om te koppelen met je bestaande ERP, WMS en andere systemen?
  • Gebruiksvriendelijkheid: Is de backend eenvoudig te beheren door je eigen team? En is de frontend intuïtief voor je klanten?
  • Kosten: Wat zijn de initiële kosten, maar ook de doorlopende kosten voor licenties, onderhoud en doorontwikkeling?
  • Veiligheid: Zijn klantgegevens en betaalinformatie goed beschermd?

De implementatie: samenwerken aan jouw B2B webshop

Een B2B webshop laten bouwen is een project dat een gestructureerde aanpak vraagt. Het begint met een duidelijke inventarisatie van je huidige processen en de gewenste situatie. Wat wil je bereiken? Welke knelpunten los je op? Denk aan de specifieke eisen van je afnemers en hoe je hen het beste van dienst kunt zijn.

Het project doorloopt meestal de volgende fases:

  1. 1.Analyse en concept: We brengen je huidige processen, wensen en eisen in kaart. Hieruit volgt een functioneel en technisch ontwerp.
  2. 2.Platformkeuze en configuratie: We kiezen het meest geschikte platform en richten de basisfunctionaliteiten in.
  3. 3.Ontwerp en ontwikkeling: De webshop wordt visueel ontworpen en de benodigde functionaliteiten, inclusief koppelingen, worden ontwikkeld.
  4. 4.Content en data migratie: Productdata, klantgegevens en prijzen worden in de webshop geladen.
  5. 5.Testen en optimalisatie: Uitgebreid testen zorgt ervoor dat alles werkt zoals verwacht, zowel voor de gebruikers als voor de koppelingen met je systemen.
  6. 6.Lancering en nazorg: De webshop gaat live. Daarna volgt monitoring, onderhoud en eventuele doorontwikkeling.

Een succesvolle implementatie vraagt om goede communicatie tussen jou, je interne teams en de implementatiepartner. Je bent betrokken bij elke stap, zodat het eindresultaat aansluit bij je bedrijfsdoelstellingen.

Een B2B webshop voor jouw bedrijf

Wij helpen productie- en groothandelsbedrijven zoals die van jou met het optimaliseren van hun processen en het bouwen van digitale oplossingen. Voor een B2B webshop werken we onder andere met Shopify. Bekijk onze diensten voor Shopify B2B.