Een B2B webshop is een verlengstuk van je bedrijfsprocessen, niet zomaar een extra verkoopkanaal. Je bespaart tijd en vermindert fouten als je klanten zelf hun bestellingen plaatsen, offertes aanvragen of de status van een backorder controleren. Goede B2B webshop software zorgt ervoor dat je commerciële binnendienst zich kan richten op complexere vraagstukken in plaats van routinematig werk zoals het verwerken van orders die via e-mail of telefoon binnenkomen. Het stelt je in staat om 24/7 bereikbaar te zijn voor je klanten en tegelijkertijd je interne efficiëntie te verhogen. Denk aan een staffelprijs die direct zichtbaar is, of een actuele voorraadstatus die voorkomt dat je 'nee' moet verkopen. Dit voorkomt ook dat een order die via de mail is binnengekomen, later handmatig in een ERP-systeem wordt ingetypt, wat een bron van fouten is.

Belangrijke functionaliteiten voor B2B webshop software

Niet elke webshop is geschikt voor de specifieke eisen van B2B. Voor productie- en groothandelsbedrijven zijn er specifieke functies die onmisbaar zijn. Dit zijn de belangrijkste:

  • Klant-specifieke prijzen en kortingen: Je hebt klanten met verschillende prijsafspraken, staffelprijzen of contractprijzen. De webshop moet deze automatisch tonen aan de ingelogde klant. Kortingen kunnen per klantgroep, product of volume verschillen.
  • Orderhistorie en herhaalbestellingen: Klanten moeten hun eerdere bestellingen kunnen inzien en eenvoudig een herhaalbestelling kunnen plaatsen. Dit bespaart tijd voor zowel de klant als je binnendienst.
  • Snelle bestelopties: Voor bulkbestellingen of bestellingen van vaste productlijnen zijn functies als een orderlijst uploaden via CSV, snel bestellen op SKU of een favorietenlijst essentieel.
  • Meerdere gebruikers per account: Grotere afnemers hebben vaak meerdere inkopers of afdelingen. De webshop moet de mogelijkheid bieden om meerdere gebruikers onder één bedrijfsaccount te beheren, eventueel met verschillende rechten.
  • Offerte aanvragen en workflow: Soms is een directe bestelling niet mogelijk en is een offerte nodig. De webshop moet een proces voor offerte aanvragen ondersteunen, inclusief de mogelijkheid om offertes om te zetten in orders.
  • Betalingscondities en kredietlimieten: B2B-transacties werken vaak met betaling op rekening. De webshop moet rekening houden met afgesproken betalingscondities en eventuele kredietlimieten per klant.
  • Integratie met ERP en WMS: De webshop is onderdeel van je IT-landschap. Koppelingen met je ERP-systeem (voor prijzen, voorraad, orders, klantgegevens) en WMS (voor voorraadstatus, orderstatus) zijn cruciaal om handmatige invoer en voorraadverschillen te voorkomen.
  • Productconfigurator: Als je configureerbare producten aanbiedt, moet de webshop klanten in staat stellen om zelf hun product samen te stellen, bijvoorbeeld een machine met verschillende opties of een set onderdelen.

Koppelingen met je bedrijfssystemen

De kracht van een B2B webshop zit in de koppeling met je bestaande bedrijfssystemen. Zonder goede integratie blijft het een eiland en creëer je juist extra werk. Een order die in de webshop wordt geplaatst, moet direct in je ERP-systeem verschijnen. De voorraadstatus moet live uit je WMS of ERP komen. Een pakbon moet automatisch gegenereerd kunnen worden. Deze integraties zorgen ervoor dat gegevens slechts eenmaal worden ingevoerd en altijd actueel zijn. Dit voorkomt fouten, bespaart tijd en geeft je klanten accurate informatie, bijvoorbeeld over de leverdatum van een product dat op backorder staat.

Implementatie: van strategie tot livegang

Een succesvolle implementatie van B2B webshop software begint met een heldere strategie. Wat wil je bereiken? Wie zijn je klanten en wat hebben zij nodig? Welke processen automatiseer je? De implementatie doorloopt vaak de volgende stappen:

  1. 1.Analyse en strategie: Je brengt je huidige processen in kaart en definieert de doelen van de webshop. Welke functionaliteiten zijn echt nodig voor jouw klanten en je interne organisatie?
  2. 2.Softwareselectie: Je kiest de B2B webshop software die het beste past bij je eisen en bestaande IT-landschap. Denk aan schaalbaarheid en onderhoudbaarheid.
  3. 3.Ontwerp en ontwikkeling: Dit omvat het design van de webshop en het inrichten van de functionaliteiten. Hierbij wordt ook de architectuur voor de koppelingen met ERP, WMS of CRM-systemen opgezet.
  4. 4.Integratie en testen: De koppelingen met je andere systemen worden gebouwd en uitgebreid getest. Controleer of prijzen kloppen, voorraden synchroniseren en orders correct doorstromen.
  5. 5.Data migratie: Je importeert productdata, klantgegevens en prijsafspraken in de nieuwe webshop.
  6. 6.Training: Je medewerkers leren werken met de nieuwe webshop en de bijbehorende processen.
  7. 7.Livegang en monitoring: De webshop wordt gelanceerd en je monitort de prestaties en gebruikerservaring. Waar nodig stuur je bij.

Waar let je op bij de keuze van B2B webshop software?

De keuze voor de juiste B2B webshop software is bepalend voor het succes van je project. Let op de volgende punten:

  • Schaalbaarheid: Kan de software meegroeien met je bedrijf? Kan het een toename in het aantal klanten, producten of orders aan?
  • Flexibiliteit: Is de software aanpasbaar aan specifieke wensen of nieuwe functionaliteiten die in de toekomst nodig zijn?
  • Integratiemogelijkheden: Hoe makkelijk koppelt de software met je bestaande ERP, CRM en WMS systemen? Zijn er kant-en-klare connectors of is maatwerk nodig?
  • Gebruiksgemak: Zowel voor je klanten (frontend) als voor je medewerkers (backend). Een intuïtieve interface verhoogt de adoptie.
  • Leverancier en support: Kies een partner met ervaring in B2B en een goede reputatie voor support en doorontwikkeling.
  • Total Cost of Ownership (TCO): Naast de initiële investering zijn er licentiekosten, onderhoud, hosting en kosten voor doorontwikkeling. Houd rekening met de lange termijn.

Door kritisch te kijken naar deze aspecten voorkom je teleurstellingen en zorg je ervoor dat je investering in een B2B webshop rendeert.

Het opzetten van een effectieve B2B webshop vraagt om een doordachte aanpak en de juiste expertise. Wij helpen je graag bij de selectie, implementatie en integratie van je B2B webshop, met een focus op platforms zoals Shopify B2B.